Raport o stanie gminy: termin, zakres, debata i publikacja

Koniec maja to w każdej gminie moment, w którym harmonogram sesji rady zaczyna się kręcić wokół jednego dokumentu. Raport o stanie gminy trafia na biurko wójta, burmistrza lub prezydenta jako obowiązek ustawowy, a nie fakultatywna dobra praktyka, i wiąże się bezpośrednio z sesją absolutoryjną. Poniżej terminy, struktura, przebieg debaty i zasady publikacji, którymi w praktyce zajmuje się biuro rady wspólnie z sekretarzem gminy.

Czym jest raport o stanie gminy i kto go przygotowuje?

Raport o stanie gminy to obowiązek nałożony na organ wykonawczy gminy przez art. 28aa ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, dodany nowelizacją z 11 stycznia 2018 r. Dokument przygotowuje wójt, burmistrz lub prezydent miasta i to on odpowiada za jego treść merytoryczną oraz terminowe przekazanie radzie gminy. Raport ma charakter podsumowujący, obejmuje działalność organu wykonawczego w roku poprzednim, w szczególności realizację polityk, programów i strategii, uchwał rady gminy oraz budżetu obywatelskiego. Za samo sporządzenie odpowiada urząd gminy, natomiast dalszy tryb procedowania, w tym umieszczenie punktu w porządku obrad, leży już po stronie rejestru uchwał rady gminy i biura rady.

Do kiedy trzeba przedstawić raport?

Ustawowy termin jest jednoznaczny: wójt, burmistrz lub prezydent przedstawia radzie gminy raport o stanie gminy co roku, do dnia 31 maja. Termin ten dotyczy roku poprzedniego, więc raport składany do 31 maja 2026 r. obejmuje działalność w 2025 roku. Po przekazaniu dokumentu radzie sprawa nie kończy się na samym złożeniu papieru. Rada gminy rozpatruje raport na sesji, na której podejmowana jest uchwała w sprawie absolutorium dla wójta, czyli na tzw. sesji absolutoryjnej. Nad przedstawionym raportem przeprowadza się debatę, a dopiero po jej zakończeniu procedowana jest kwestia absolutorium z tytułu wykonania budżetu. To oznacza, że raport i absolutorium to dwie odrębne, choć powiązane w czasie, procedury tej samej sesji.

Co powinien zawierać raport o stanie gminy: struktura

Ustawa wskazuje zakres treści raportu w sposób ramowy, wymieniając elementy obowiązkowe, ale nie narzuca sztywnego wzoru dokumentu. W praktyce urzędy budują raport wokół następujących bloków tematycznych:

• realizacja polityk, programów i strategii przyjętych przez gminę w roku, którego dotyczy raport
• wykonanie uchwał rady gminy podjętych w analizowanym okresie
• realizacja budżetu obywatelskiego, jeżeli gmina go prowadzi
• sytuacja demograficzna gminy jako tło dla oceny polityk społecznych i inwestycyjnych
• zrealizowane inwestycje i zadania infrastrukturalne w danym roku
• informacje o stanie mienia komunalnego i gospodarce finansowej w zakresie niezbędnym do oceny działalności wójta

Ponieważ ustawa nie zawiera gotowego wzoru, rada gminy ma prawo określić w uchwale szczegółowe wymogi dotyczące formy i zakresu raportu, dostosowując go do specyfiki lokalnej. Warto, aby taka uchwała powstała raz i obowiązywała w kolejnych latach, co ułatwia porównywanie raportów między sobą i porządkuje pracę urzędu przy jego przygotowywaniu.

Debata nad raportem i udział mieszkańców

Debata nad raportem o stanie gminy jest elementem obowiązkowym sesji absolutoryjnej i to jeden z niewielu momentów w roku, w którym ustawa wprost otwiera radę na głos mieszkańców spoza grona radnych. Mieszkaniec, który chce zabrać głos w debacie, zgłasza się do przewodniczącego rady, a zgłoszenie musi być poparte odpowiednią liczbą podpisów mieszkańców gminy. W gminach liczących do 20 000 mieszkańców wymagane jest co najmniej 20 podpisów, w gminach większych próg podnosi się do co najmniej 50 podpisów. Obsługa tych zgłoszeń, weryfikacja podpisów i przygotowanie listy mówców to zadanie, które w praktyce spada na biuro rady, dlatego warto mieć jasną, opisaną procedurę zgłoszeń dostępną publicznie jeszcze przed terminem sesji.

Wotum zaufania, konsekwencje głosowania

Po zakończeniu debaty rada gminy przeprowadza głosowanie nad udzieleniem wójtowi wotum zaufania. Uchwałę w tej sprawie podejmuje się bezwzględną większością głosów ustawowego składu rady, co jest wyższym progiem niż zwykła większość i wymaga realnego poparcia politycznego w radzie. Konsekwencje nieudzielenia wotum zaufania nie są jednorazowe. Dopiero nieudzielenie wotum zaufania w dwóch kolejnych latach może być podstawą do podjęcia przez radę uchwały o przeprowadzeniu referendum w sprawie odwołania wójta. Jednorazowy brak wotum zaufania nie uruchamia więc automatycznie procedury odwoławczej, ale stawia organ wykonawczy pod wyraźnym politycznym znakiem zapytania i zwykle wpływa na dalszy przebieg współpracy z radą.

Publikacja raportu: BIP i strona gminy

Ustawa koncentruje się na trybie przedstawienia raportu radzie, ale dobra praktyka samorządowa idzie o krok dalej i zakłada jego publiczne udostępnienie. Raport o stanie gminy, jako dokument dotyczący spraw publicznych, powinien trafić do Biuletynu Informacji Publicznej oraz na stronę internetową gminy, najlepiej równolegle z jego przedstawieniem radzie. Kluczowa jest tu forma publikacji, nie tylko sam fakt jej dokonania. Zeskanowany plik PDF bez warstwy tekstowej nie spełnia wymogów dostępności cyfrowej i jest nieczytelny dla czytników ekranu używanych przez osoby z niepełnosprawnościami. Raport powinien być opublikowany w wersji dostępnej, zgodnej z wytycznymi WCAG, z prawidłową strukturą nagłówków, tekstem możliwym do zaznaczenia i skopiowania oraz opisami ewentualnych tabel i wykresów. Gminy, które porządkują ten obszar całościowo, zwykle robią to przy okazji przeglądu deklaracji dostępności, korzystając na przykład z generatora deklaracji dostępności, a strukturę publikacji dokumentów strategicznych opierają na tej samej stronie WWW dla gminy, na której publikowane są uchwały i ogłoszenia.

Najczęstsze pytania

Czy jest ustawowy wzór raportu?

Nie. Ustawa o samorządzie gminnym nie zawiera załącznika ani wzoru raportu o stanie gminy, wskazuje jedynie zakres tematyczny, jaki musi zostać poruszony. Formę, układ i szczegółowość dokumentu może dookreślić rada gminy w odrębnej uchwale, dostosowując go do lokalnych potrzeb i specyfiki gminy.

Czy raport i absolutorium to ta sama uchwała?

Nie. Raport o stanie gminy jest rozpatrywany i poddawany debacie odrębnie od kwestii absolutorium. Na tej samej sesji, po zakończeniu debaty nad raportem, rada głosuje najpierw nad wotum zaufania dla wójta, a następnie, w dalszej części porządku obrad, nad odrębną uchwałą w sprawie absolutorium z tytułu wykonania budżetu.

Kto może zabrać głos w debacie nad raportem oprócz radnych?

Głos mogą zabrać mieszkańcy gminy, którzy zgłoszą się do przewodniczącego rady z odpowiednią liczbą podpisów poparcia, czyli co najmniej 20 w gminach do 20 000 mieszkańców lub co najmniej 50 w gminach większych. Zgłoszenie musi wpłynąć w terminie i formie określonych w procedurach danej rady, dlatego warto sprawdzić szczegóły na stronie gminy lub w BIP przed planowaną sesją absolutoryjną.