Raport o stanie gminy — termin, zakres, debata i publikacja

Koniec maja to w każdej gminie moment, w którym harmonogram sesji rady zaczyna się kręcić wokół jednego dokumentu. Raport o stanie gminy trafia na biurko wójta, burmistrza lub prezydenta jako obowiązek ustawowy, a nie fakultatywna dobra praktyka, i wiąże się bezpośrednio z sesją absolutoryjną. Poniżej terminy, struktura, przebieg debaty i zasady publikacji, którymi w praktyce zajmuje się biuro rady wspólnie z sekretarzem gminy.

Czym jest raport o stanie gminy i kto go przygotowuje?

Raport o stanie gminy to obowiązek nałożony na organ wykonawczy gminy przez art. 28aa ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, dodany nowelizacją z 11 stycznia 2018 r. Dokument przygotowuje wójt, burmistrz lub prezydent miasta i to on odpowiada za jego treść merytoryczną oraz terminowe przekazanie radzie gminy. Raport ma charakter podsumowujący, obejmuje działalność organu wykonawczego w roku poprzednim, w szczególności realizację polityk, programów i strategii, uchwał rady gminy oraz budżetu obywatelskiego. Za samo sporządzenie odpowiada urząd gminy, natomiast dalszy tryb procedowania, w tym umieszczenie punktu w porządku obrad, leży już po stronie rejestru uchwał rady gminy i biura rady.

Do kiedy trzeba przedstawić raport?

Ustawowy termin jest jednoznaczny: wójt, burmistrz lub prezydent przedstawia radzie gminy raport o stanie gminy co roku, do dnia 31 maja. Termin ten dotyczy roku poprzedniego, więc raport składany do 31 maja 2026 r. obejmuje działalność w 2025 roku. Po przekazaniu dokumentu radzie sprawa nie kończy się na samym złożeniu papieru. Rada gminy rozpatruje raport na sesji, na której podejmowana jest uchwała w sprawie absolutorium dla wójta, czyli na tzw. sesji absolutoryjnej. Nad przedstawionym raportem przeprowadza się debatę, a dopiero po jej zakończeniu procedowana jest kwestia absolutorium z tytułu wykonania budżetu. To oznacza, że raport i absolutorium to dwie odrębne, choć powiązane w czasie, procedury tej samej sesji.

Co powinien zawierać raport o stanie gminy — struktura

Ustawa wskazuje zakres treści raportu w sposób ramowy, wymieniając elementy obowiązkowe, ale nie narzuca sztywnego wzoru dokumentu. W praktyce urzędy budują raport wokół następujących bloków tematycznych:

• realizacja polityk, programów i strategii przyjętych przez gminę w roku, którego dotyczy raport
• wykonanie uchwał rady gminy podjętych w analizowanym okresie
• realizacja budżetu obywatelskiego, jeżeli gmina go prowadzi
• sytuacja demograficzna gminy jako tło dla oceny polityk społecznych i inwestycyjnych
• zrealizowane inwestycje i zadania infrastrukturalne w danym roku
• informacje o stanie mienia komunalnego i gospodarce finansowej w zakresie niezbędnym do oceny działalności wójta

Ponieważ ustawa nie zawiera gotowego wzoru, rada gminy ma prawo określić w uchwale szczegółowe wymogi dotyczące formy i zakresu raportu, dostosowując go do specyfiki lokalnej. Warto, aby taka uchwała powstała raz i obowiązywała w kolejnych latach, co ułatwia porównywanie raportów między sobą i porządkuje pracę urzędu przy jego przygotowywaniu.

Debata nad raportem i udział mieszkańców

Debata nad raportem o stanie gminy jest elementem obowiązkowym sesji absolutoryjnej i to jeden z niewielu momentów w roku, w którym ustawa wprost otwiera radę na głos mieszkańców spoza grona radnych. Mieszkaniec, który chce zabrać głos w debacie, zgłasza się do przewodniczącego rady, a zgłoszenie musi być poparte odpowiednią liczbą podpisów mieszkańców gminy. W gminach liczących do 20 000 mieszkańców wymagane jest co najmniej 20 podpisów, w gminach większych próg podnosi się do co najmniej 50 podpisów. Obsługa tych zgłoszeń, weryfikacja podpisów i przygotowanie listy mówców to zadanie, które w praktyce spada na biuro rady, dlatego warto mieć jasną, opisaną procedurę zgłoszeń dostępną publicznie jeszcze przed terminem sesji.

Wotum zaufania — konsekwencje głosowania

Po zakończeniu debaty rada gminy przeprowadza głosowanie nad udzieleniem wójtowi wotum zaufania. Uchwałę w tej sprawie podejmuje się bezwzględną większością głosów ustawowego składu rady, co jest wyższym progiem niż zwykła większość i wymaga realnego poparcia politycznego w radzie. Konsekwencje nieudzielenia wotum zaufania nie są jednorazowe. Dopiero nieudzielenie wotum zaufania w dwóch kolejnych latach może być podstawą do podjęcia przez radę uchwały o przeprowadzeniu referendum w sprawie odwołania wójta. Jednorazowy brak wotum zaufania nie uruchamia więc automatycznie procedury odwoławczej, ale stawia organ wykonawczy pod wyraźnym politycznym znakiem zapytania i zwykle wpływa na dalszy przebieg współpracy z radą.

Publikacja raportu: BIP i strona gminy

Ustawa koncentruje się na trybie przedstawienia raportu radzie, ale dobra praktyka samorządowa idzie o krok dalej i zakłada jego publiczne udostępnienie. Raport o stanie gminy, jako dokument dotyczący spraw publicznych, powinien trafić do Biuletynu Informacji Publicznej oraz na stronę internetową gminy, najlepiej równolegle z jego przedstawieniem radzie. Kluczowa jest tu forma publikacji, nie tylko sam fakt jej dokonania. Zeskanowany plik PDF bez warstwy tekstowej nie spełnia wymogów dostępności cyfrowej i jest nieczytelny dla czytników ekranu używanych przez osoby z niepełnosprawnościami. Raport powinien być opublikowany w wersji dostępnej, zgodnej z wytycznymi WCAG, z prawidłową strukturą nagłówków, tekstem możliwym do zaznaczenia i skopiowania oraz opisami ewentualnych tabel i wykresów. Gminy, które porządkują ten obszar całościowo, zwykle robią to przy okazji przeglądu deklaracji dostępności, korzystając na przykład z generatora deklaracji dostępności, a strukturę publikacji dokumentów strategicznych opierają na tej samej stronie WWW dla gminy, na której publikowane są uchwały i ogłoszenia.

Najczęstsze pytania

Czy jest ustawowy wzór raportu?

Nie. Ustawa o samorządzie gminnym nie zawiera załącznika ani wzoru raportu o stanie gminy, wskazuje jedynie zakres tematyczny, jaki musi zostać poruszony. Formę, układ i szczegółowość dokumentu może dookreślić rada gminy w odrębnej uchwale, dostosowując go do lokalnych potrzeb i specyfiki gminy.

Czy raport i absolutorium to ta sama uchwała?

Nie. Raport o stanie gminy jest rozpatrywany i poddawany debacie odrębnie od kwestii absolutorium. Na tej samej sesji, po zakończeniu debaty nad raportem, rada głosuje najpierw nad wotum zaufania dla wójta, a następnie, w dalszej części porządku obrad, nad odrębną uchwałą w sprawie absolutorium z tytułu wykonania budżetu.

Kto może zabrać głos w debacie nad raportem oprócz radnych?

Głos mogą zabrać mieszkańcy gminy, którzy zgłoszą się do przewodniczącego rady z odpowiednią liczbą podpisów poparcia, czyli co najmniej 20 w gminach do 20 000 mieszkańców lub co najmniej 50 w gminach większych. Zgłoszenie musi wpłynąć w terminie i formie określonych w procedurach danej rady, dlatego warto sprawdzić szczegóły na stronie gminy lub w BIP przed planowaną sesją absolutoryjną.