Udostępnianie informacji publicznej w gminie — procedura i terminy

Mieszkaniec pyta o umowę, radny o wydatki promocyjne, dziennikarz o rejestr umów. Udostępnianie informacji publicznej to codzienność sekretariatu i wydziału organizacyjnego w każdej gminie, a przepisy w tym zakresie są jasne od ponad dwudziestu lat. Problem zwykle nie leży w prawie, tylko w tym, że nikt w urzędzie nie ma jednego miejsca, gdzie procedura jest opisana krok po kroku. Ten artykuł porządkuje tryby, terminy i praktyczne pułapki, z którymi mierzą się pracownicy JST.

Co jest informacją publiczną?

Ustawa z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. 2001 nr 112 poz. 1198 ze zm.) obejmuje każdą informację o sprawach publicznych, którą wytworzył lub posiada podmiot publiczny, w tym gmina i jej jednostki organizacyjne. W praktyce to uchwały, protokoły z sesji rady, umowy cywilnoprawne, wydatki budżetowe, korespondencja urzędowa dotycząca spraw publicznych czy dane o zatrudnieniu na stanowiskach kierowniczych. Nie każdy dokument, który leży w urzędzie, jest informacją publiczną w tym rozumieniu, ale zdecydowana większość spraw związanych z wydatkowaniem środków, działalnością organów i realizacją zadań gminy się w tej definicji mieści.

BIP jako podstawowy tryb udostępniania

Ustawa w art. 8 wskazuje Biuletyn Informacji Publicznej jako podstawowy sposób udostępniania. Oznacza to, że gmina najpierw powinna zamieścić informację w BIP, a dopiero brak publikacji uruchamia procedurę wnioskową. To rozróżnienie ma znaczenie praktyczne: dobrze prowadzony BIP redukuje liczbę wniosków, bo mieszkaniec znajduje uchwałę, protokół czy wykaz umów bez kontaktu z urzędem. Zasady prowadzenia BIP i typowe błędy w jego strukturze opisuje przewodnik po BIP.

Wniosek o informację publiczną — jak wygląda procedura

Informacja, której nie ma w BIP, jest udostępniana na wniosek. Ustawa nie narzuca formularza ani formy, wniosek może wpłynąć pisemnie, mailem czy przez ePUAP. W urzędzie procedura zwykle wygląda następująco:

1. Wpływ wniosku, czyli rejestracja w kancelarii lub na skrzynce podawczej i nadanie znaku sprawy.
2. Rejestracja i przekazanie do właściwej komórki merytorycznej, która dysponuje żądaną informacją.
3. Analiza zakresu wniosku: ustalenie, czy informacja jest już w BIP, czy wymaga przygotowania i czy nie dotyczą jej ograniczenia z art. 5.
4. Realizacja, czyli przygotowanie odpowiedzi w formie i sposobie wskazanym przez wnioskodawcę, lub w formie zastępczej, jeśli forma żądana jest technicznie niemożliwa.

Wniosek nie wymaga uzasadnienia. Wnioskodawca nie musi tłumaczyć, po co potrzebuje informacji, a urząd nie powinien pytać o cel, poza jednym wyjątkiem opisanym niżej. Jeśli udostępnienie wiąże się z dodatkowymi kosztami, na przykład przekształceniem informacji na formę wskazaną we wniosku, urząd może pobrać opłatę odpowiadającą tym kosztom na podstawie art. 15 ustawy, o czym informuje wnioskodawcę przed realizacją.

Terminy: 14 dni i wyjątki

Informacja publiczna udostępniana na wniosek trafia do wnioskodawcy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. To termin podstawowy i najczęściej wystarczający przy prostych sprawach, na przykład kopii uchwały czy wyciągu z rejestru.

Jeśli dotrzymanie 14 dni nie jest możliwe, na przykład informacja wymaga zebrania danych z kilku wydziałów albo przygotowania w niestandardowej formie, podmiot zobowiązany musi w tym terminie poinformować wnioskodawcę o powodach opóźnienia oraz o nowym terminie realizacji. Ten wydłużony termin nie może przekroczyć 2 miesięcy od dnia złożenia wniosku. Pominięcie tego kroku, czyli milczenie urzędu po 14 dniach bez wyjaśnienia, jest częstym błędem proceduralnym i podstawą do skargi na bezczynność.

Informacja przetworzona i odmowa udostępnienia

Osobną kategorią jest informacja przetworzona, czyli taka, która wymaga od urzędu analizy, zestawienia lub przygotowania danych wykraczającego poza proste udostępnienie istniejącego dokumentu. Przykład to zestawienie wydatków z kilku lat według własnych kryteriów wnioskodawcy. W tym jednym przypadku ustawa wymaga wykazania przez wnioskodawcę szczególnie istotnego interesu publicznego. To odstępstwo od zasady, że wniosek nie wymaga uzasadnienia, i dotyczy wyłącznie informacji przetworzonej.

Gdy urząd odmawia udostępnienia, robi to w drodze decyzji administracyjnej, nie zwykłym pismem. Decyzja podlega zaskarżeniu w trybie Kodeksu postępowania administracyjnego, czyli wnioskodawcy przysługuje odwołanie. Podstawą odmowy mogą być ograniczenia z art. 5 ustawy, czyli ochrona prywatności osoby fizycznej i tajemnicy przedsiębiorcy, a także przepisy o ochronie informacji niejawnych i innych tajemnic ustawowo chronionych. Odmowa bez wydania decyzji administracyjnej, w formie zwykłego pisma odmownego, jest wadą proceduralną, którą sądy administracyjne konsekwentnie kwestionują.

Informacja publiczna a RODO

Pytanie „a RODO?” pojawia się w niemal każdej rozmowie o wniosku dotyczącym osób fizycznych, i to słusznie, ale odpowiedź jest prostsza, niż wygląda. RODO nie wyłącza ustawy o dostępie do informacji publicznej. Dane osób pełniących funkcje publiczne, w zakresie związanym z pełnieniem tych funkcji, podlegają udostępnieniu na tych samych zasadach co pozostała informacja publiczna. Ochrona prywatności z art. 5 ustawy pozostaje granicą, ale dotyczy sfery prywatnej, nie działalności służbowej urzędnika czy radnego. Praktyczny wzór klauzuli informacyjnej dla urzędu, uwzględniający realizację obowiązków z art. 13 RODO, przygotowuje generator klauzuli RODO.

Dobre praktyki na stronie urzędu

Część wniosków da się wyeliminować, zanim ktoś je złoży. Kilka rozwiązań, które realnie zmniejszają obciążenie sekretariatu:

• Osobna zakładka z instrukcją „jak złożyć wniosek o informację publiczną”, z opisem trybu, terminów i przykładowym wzorem.
• Formularz elektroniczny na stronie urzędu, który od razu prowadzi wnioskodawcę przez wymagane pola i trafia do właściwej komórki bez pośredniego przepisywania.
• Widoczny kanał przez e-Doręczenia lub Elektroniczną Skrzynkę Podawczą, żeby wniosek nie ginął w skrzynce ogólnej urzędu.
• Publikowanie w BIP odpowiedzi na wnioski powtarzalne, na przykład wykazów umów czy wydatków, które i tak wracają co kilka miesięcy pod inną postacią.

Strona urzędu, która prowadzi mieszkańca do BIP zamiast do formularza kontaktowego, odciąża sekretariat wymiernie, bo część pytań po prostu znika z kolejki wniosków.

Najczęstsze pytania

Czy wniosek trzeba uzasadniać?

Nie. Wniosek o udostępnienie informacji publicznej nie wymaga uzasadnienia, poza jednym wyjątkiem: gdy żądana informacja ma charakter informacji przetworzonej, wnioskodawca musi wykazać szczególnie istotny interes publiczny.

Co się dzieje, gdy urząd nie zmieści się w 14 dniach?

Musi w tym terminie poinformować wnioskodawcę o powodach opóźnienia i wskazać nowy termin realizacji, nie dłuższy niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku. Brak takiej informacji oznacza bezczynność urzędu.

Czy każdą odmowę urząd musi uzasadnić decyzją?

Tak. Odmowa udostępnienia informacji publicznej następuje w drodze decyzji administracyjnej, od której przysługuje odwołanie w trybie Kodeksu postępowania administracyjnego. Pismo odmowne bez formy decyzji nie spełnia wymogów ustawy.

Sprawny obieg wniosków zaczyna się od strony urzędu i BIP, które prowadzą mieszkańca do gotowej odpowiedzi, zamiast kierować go od razu do sekretariatu. Więcej o tym, jak to wygląda w praktyce dla gmin, opisujemy przy okazji tematu strona WWW dla gminy.