Wybór wykonawcy strony internetowej dla urzędu: 9 etapów zgodnie z Pzp

⏱ Szacowany czas czytania: 7 min (1 444 słów)

W skrócie

Wybór wykonawcy strony zaczyna się od zakresu i szacunku wartości zamówienia, a nie od ogłoszenia. Poniżej 170 000 zł netto gmina działa według własnego regulaminu, powyżej stosuje Prawo zamówień publicznych, zwykle w trybie podstawowym. Cena nie może być jedynym kryterium ani ważyć więcej niż 60%, chyba że opis przedmiotu zamówienia określa wymagania jakościowe. Poniżej dziewięć etapów z przepisami, które ich dotyczą.

9 etapów wyboru wykonawcy strony

Etap 1: potrzeby i zakres

Zakres ustalają ludzie, którzy będą ze strony korzystać: sekretarz, informatyk, redaktorzy treści i dyrektorzy jednostek podległych. Wynikiem jest lista stron (urząd, BIP, jednostki), objętość treści do przeniesienia, integracje oraz wymagania prawne: dostępność cyfrowa według WCAG 2.1 na poziomie AA i obowiązki z ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa widoczne na stronie.

Etap 2: szacowanie wartości zamówienia

Wartość to całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez VAT, ustalone z należytą starannością (art. 28 Prawa zamówień publicznych). Nie wolno jej zaniżać ani dzielić zamówienia, żeby nie stosować ustawy (art. 29), a przy zamówieniu w częściach liczy się łączna wartość wszystkich części (art. 30 ust. 1). Podstawą szacunku najlepiej robią oferty przygotowane dla Waszego zakresu. Więcej w tekście o tym, ile kosztuje strona internetowa dla urzędu gminy.

Etap 3: środki w budżecie

Wydatek musi mieć podstawę w uchwale budżetowej (art. 44 ust. 1 ustawy o finansach publicznych). Projekt uchwały budżetowej trafia do rady i regionalnej izby obrachunkowej do 15 listopada (art. 238 ust. 1), więc szacunek z etapu 2 trzeba mieć wcześniej, według terminów z uchwały rady o trybie prac nad budżetem.

Etap 4: wybór trybu

poniżej 170 000 zł netto: Prawa zamówień publicznych nie stosuje się (art. 2 ust. 1 pkt 1), obowiązuje regulamin gminy, zwykle zapytanie ofertowe. Próg obowiązuje od 1 stycznia 2026 r., wcześniej wynosił 130 000 zł;
od 170 000 zł do progu unijnego: najczęściej tryb podstawowy, w jednym z trzech wariantów z art. 275;
od 216 000 euro, czyli 930 960 zł netto: próg unijny dla dostaw i usług samorządów w latach 2026 i 2027, procedury unijne.

Szczegóły każdego trybu opisaliśmy w tekście o progach i trybach zamówienia strony.

Etap 5: opis przedmiotu zamówienia i SWZ

Specyfikacja warunków zamówienia (SWZ, dawniej SIWZ) i opis przedmiotu zamówienia decydują o tym, czy oferty da się porównać. Powinny obejmować zakres stron, migrację treści z przekierowaniem starych adresów, dostępność cyfrową, informację o zagrożeniach i kanał zgłoszeń wymagane przez ustawę o KSC, integracje, utrzymanie po odbiorze oraz prawa autorskie albo licencję. Wzór rozpisaliśmy w tekście o przetargu na stronę internetową dla JST.

Etap 6: kryteria oceny ofert

Najkorzystniejszą ofertę wybiera się na podstawie ceny albo kosztu i kryteriów jakościowych, na przykład właściwości funkcjonalnych, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami (art. 242). Samorząd nie może stosować ceny jako jedynego kryterium ani nadawać jej wagi większej niż 60% (art. 246 ust. 1), chyba że w opisie przedmiotu zamówienia określi wymagania jakościowe co najmniej dla głównych elementów zamówienia (art. 246 ust. 2). Ta zasada obowiązuje także w postępowaniach krajowych.

Etap 7: ogłoszenie i pytania wykonawców

ogłoszenie o zamówieniu trafia do Biuletynu Zamówień Publicznych (art. 267);
od dnia ogłoszenia SWZ musi być dostępna bezpłatnie na stronie internetowej prowadzonego postępowania (art. 280 ust. 1);
termin składania ofert na usługi nie może być krótszy niż 7 dni od ogłoszenia (art. 283);
na pytania wykonawców zamawiający odpowiada najpóźniej na 2 dni przed terminem składania ofert, jeżeli pytanie wpłynęło najpóźniej na 4 dni przed nim (art. 284 ust. 2).

Etap 8: ocena ofert i wybór

Całe postępowanie, w tym składanie ofert, toczy się elektronicznie (art. 61 ust. 1). Przy stronie internetowej warto przed wyborem obejrzeć realizacje wykonawcy na żywych stronach innych jednostek: sprawdzić je z telefonu, samą klawiaturą i z deklaracją dostępności, bo tego nie widać w dokumentach.

Etap 9: umowa

umowa musi określać termin zakończenia, warunki zapłaty i łączną maksymalną wysokość kar umownych (art. 436);
umowa na usługi zawarta na dłużej niż 6 miesięcy, na przykład z utrzymaniem strony, musi zawierać zasady zmiany wynagrodzenia przy zmianie kosztów (art. 439 ust. 1);
zabezpieczenie należytego wykonania umowy ustala się co do zasady na najwyżej 5% ceny całkowitej z oferty (art. 452 ust. 2);
warto zapisać przeniesienie praw autorskich albo licencję, eksport danych przy zmianie wykonawcy i zakres wsparcia po odbiorze.

Najczęstsze błędy

cena jako jedyne kryterium bez wymagań jakościowych w opisie przedmiotu zamówienia, czego samorządowi nie wolno (art. 246);
brak wymogu przeniesienia treści i przekierowania starych adresów, przez co dokumenty z BIP znikają z wyszukiwarki;
brak zapisów o prawach do kodu i eksporcie danych, przez co zmiana wykonawcy oznacza budowę od nowa;
ustawowe minimum 7 dni na oferty przy złożonym zakresie, czyli oferty liczone w pośpiechu;
brak utrzymania w zakresie: aktualizacji, kopii zapasowych i obowiązków z ustawy o KSC.

Jeżeli potrzebujecie oferty do rozeznania rynku albo do szacowania wartości zamówienia, napiszcie do nas po bezpłatną wycenę. Przygotujemy ją na podstawie zakresu Waszej jednostki.

Najczęstsze pytania

Czy gmina musi ogłaszać przetarg na stronę internetową?

Nie zawsze. Poniżej 170 000 zł netto Prawa zamówień publicznych nie stosuje się i gmina działa według własnego regulaminu. Od tego progu do progu unijnego zwykle stosuje się tryb podstawowy z ogłoszeniem w Biuletynie Zamówień Publicznych, który nie jest przetargiem nieograniczonym.

Czy cena może być jedynym kryterium wyboru wykonawcy strony?

Co do zasady nie. Samorząd nie może stosować ceny jako jedynego kryterium ani nadawać jej wagi większej niż 60% (art. 246 ust. 1 Prawa zamówień publicznych). Wyjątkiem jest sytuacja, w której opis przedmiotu zamówienia określa wymagania jakościowe co najmniej dla głównych elementów zamówienia.

Jak wysokie może być zabezpieczenie należytego wykonania umowy?

Co do zasady najwyżej 5% ceny całkowitej podanej w ofercie albo maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania zamawiającego (art. 452 ust. 2 Prawa zamówień publicznych). Zabezpieczenie wnosi się przed zawarciem umowy, chyba że dokumenty zamówienia przewidują inny termin.

Od czego zacząć wybór wykonawcy?

Od spisania zakresu z osobami, które będą ze strony korzystać, i od szacunku wartości zamówienia. Wymagania ustalone bez redaktorów i jednostek podległych wracają później jako zmiany w trakcie wdrożenia, a szacunek jest potrzebny, zanim wydatek trafi do uchwały budżetowej.

Podstawa prawna i źródła

Stan prawny na 23 września 2026 r.