Centralny rejestr umów w JST — kogo dotyczy i co publikować

Centralny rejestr umów to temat, który regularnie wraca na biurkach skarbników i sekretarzy gmin. Obowiązek prowadzenia rejestru umów JSFP wynika z nowelizacji ustawy o finansach publicznych i dotyczy większości jednostek sektora finansów publicznych, w tym gmin, powiatów i podległych im jednostek organizacyjnych. Poniżej wyjaśniamy, czym jest ten rejestr, jakie umowy podlegają wpisowi i jak przygotować jednostkę do nowego obowiązku.

Czym jest centralny rejestr umów?

Centralny rejestr umów to prowadzony przez Ministra Finansów rejestr teleinformatyczny, w którym gromadzone są dane o umowach zawieranych przez jednostki sektora finansów publicznych. Podstawą prawną jego funkcjonowania jest nowelizacja ustawy o finansach publicznych z 14 października 2021 r., która wprowadziła do ustawy nowe przepisy art. 34a i 34b.

Rejestr ma charakter centralny, co oznacza, że dane z poszczególnych jednostek trafiają do jednego, wspólnego systemu prowadzonego na poziomie krajowym, a nie do odrębnych, lokalnych baz. Celem regulacji jest ułatwienie dostępu do informacji o umowach zawieranych przez podmioty publiczne oraz zwiększenie przejrzystości wydatkowania środków publicznych. Dla gminy czy powiatu oznacza to obowiązek przekazywania określonych danych o zawieranych umowach do centralnego systemu, niezależnie od tego, czy jednostka prowadzi już własny rejestr umów w Biuletynie Informacji Publicznej.

Od kiedy obowiązuje rejestr umów?

Pytanie „centralny rejestr umów od kiedy” pojawia się w wielu jednostkach i nie ma jednej, prostej odpowiedzi. Termin uruchomienia obowiązku prowadzenia centralnego rejestru umów był kilkukrotnie przesuwany w drodze kolejnych nowelizacji ustaw. Harmonogram wdrożenia zmieniał się na przestrzeni czasu, co wynikało między innymi z konieczności przygotowania systemu teleinformatycznego oraz dostosowania jednostek do nowych obowiązków sprawozdawczych.

Z tego względu w tym artykule celowo nie podajemy konkretnej daty jako pewnej i obowiązującej. Zamiast tego zalecamy, aby każda jednostka zweryfikowała aktualny stan prawny bezpośrednio w komunikatach Ministerstwa Finansów oraz w aktualnym brzmieniu ustawy o finansach publicznych. To jedyne wiarygodne źródło informacji o obowiązującym terminie i zakresie stosowania przepisów w danym momencie. Osoba odpowiedzialna za finanse jednostki, zwykle skarbnik lub główna księgowa, powinna na bieżąco śledzić te komunikaty, ponieważ harmonogram wdrożenia może ulec kolejnym zmianom.

Jakie umowy trzeba wpisywać do rejestru?

Zgodnie z przepisami wpisowi do centralnego rejestru umów podlegają umowy spełniające łącznie dwa warunki. Odpowiadając na pytanie, jakie umowy trafiają do rejestru, ustawa wskazuje przede wszystkim na następujące kryteria:

• umowa może podlegać udostępnieniu na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej,
• wartość przedmiotu umowy przekracza 500 zł,
• umowę zawiera jednostka należąca do sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy o finansach publicznych,
• umowa dotyczy zobowiązań jednostki wynikających z jej działalności, niezależnie od formy i trybu zawarcia.

Praktyczne wątpliwości pojawiają się zwykle przy kwalifikowaniu konkretnych umów, dlatego warto, aby jednostka wypracowała wewnętrzną procedurę weryfikacji, kto i na jakim etapie sprawdza, czy dana umowa spełnia ustawowe kryteria wpisu.

Co zawiera wpis — wzór pól rejestru

Wzór wpisu do rejestru umów obejmuje zestaw danych określonych w przepisach. Zakres informacji podlegających wpisowi do centralnego rejestru umów wskazany w ustawie obejmuje między innymi:

• numer umowy,
• datę zawarcia umowy,
• okres obowiązywania umowy,
• oznaczenie stron umowy, w tym oznaczenie jednostki zawierającej umowę,
• określenie przedmiotu umowy,
• wartość przedmiotu umowy.

Przygotowanie jednolitego wzoru wewnętrznego formularza, na podstawie którego pracownicy merytoryczni będą przekazywać dane do wpisu, ułatwia zachowanie kompletności i spójności informacji trafiających do rejestru.

Rejestr centralny a własny rejestr umów w BIP

Obowiązek prowadzenia centralnego rejestru umów nie zwalnia jednostki z innych obowiązków w zakresie jawności. Wiele jednostek samorządu terytorialnego od lat prowadzi własne rejestry umów publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej, w oparciu o ustawę o dostępie do informacji publicznej z 6 września 2001 r.

Te dwa rozwiązania różnią się przede wszystkim odbiorcą i sposobem funkcjonowania. Rejestr centralny prowadzony jest przez Ministra Finansów w jednym systemie teleinformatycznym obejmującym wszystkie zobowiązane jednostki, natomiast rejestr publikowany w BIP jest prowadzony lokalnie przez samą jednostkę i dostępny bezpośrednio na jej stronie podmiotowej. Publikowanie własnego rejestru umów w BIP, obok m.in. rejestru uchwał rady gminy w BIP, pozostaje dobrą praktyką w zakresie jawności działania jednostki, niezależnie od obowiązków wynikających z rejestru centralnego. Jedno rozwiązanie nie zastępuje drugiego — funkcjonują równolegle.

Jak przygotować jednostkę — 5 kroków

1. Wyznaczcie Państwo osobę odpowiedzialną za weryfikację umów pod kątem obowiązku wpisu do rejestru oraz za kontakt z komunikatami Ministerstwa Finansów.
2. Sprawdźcie Państwo aktualny stan prawny — zamiast opierać się na wcześniejszych ustaleniach, zweryfikujcie bieżące brzmienie art. 34a i 34b ustawy o finansach publicznych oraz aktualne komunikaty resortu.
3. Przygotujcie Państwo wewnętrzną procedurę obiegu informacji — kto, kiedy i w jakiej formie przekazuje dane o nowo zawartej umowie do osoby odpowiedzialnej za wpis.
4. Ujednolicicie Państwo wzór wewnętrznego formularza zawierającego wszystkie pola wymagane przy wpisie, aby uniknąć braków danych na etapie zgłoszenia.
5. Uporządkujcie Państwo istniejący rejestr umów w BIP, jeśli jednostka go prowadzi, tak aby dane w obu systemach były spójne i aktualne.

Przy okazji porządkowania obowiązków związanych z jawnością danych warto też spojrzeć na to, jak jednostka prezentuje informacje publiczne w internecie. Nowoczesna strona WWW dla gminy ułatwia mieszkańcom dotarcie do rejestrów, uchwał i innych danych, które i tak muszą być publikowane.

Najczęstsze pytania

Czy umowy do 500 zł też trzeba wpisywać?

Nie. Ustawowy próg wartości przedmiotu umowy wynosi ponad 500 zł. Umowy o wartości nieprzekraczającej tej kwoty nie podlegają obowiązkowi wpisu do centralnego rejestru umów.

Czy rejestr centralny zastępuje rejestr umów w BIP?

Nie. Obowiązek prowadzenia centralnego rejestru umów funkcjonuje niezależnie od jawności zapewnianej przez Biuletyn Informacji Publicznej. Jednostki, które prowadzą własny rejestr umów w BIP na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej, powinny go utrzymywać nadal.

Gdzie sprawdzić aktualny termin wejścia w życie obowiązku?

Najbardziej wiarygodnym źródłem są bieżące komunikaty Ministerstwa Finansów oraz aktualne brzmienie ustawy o finansach publicznych. Terminy wdrożenia rejestru umów były w przeszłości przesuwane, dlatego jednostka nie powinna opierać się na wcześniej ustalonych datach bez ich weryfikacji.