Centralny rejestr umów w JST: kogo dotyczy i co publikować

Centralny rejestr umów to temat, który regularnie wraca na biurkach skarbników i sekretarzy gmin. Obowiązek prowadzenia rejestru umów JSFP wynika z nowelizacji ustawy o finansach publicznych i dotyczy większości jednostek sektora finansów publicznych, w tym gmin, powiatów i podległych im jednostek organizacyjnych. Poniżej wyjaśniamy, czym jest ten rejestr, jakie umowy podlegają wpisowi i jak przygotować jednostkę do nowego obowiązku.

Czym jest centralny rejestr umów?

Centralny rejestr umów to prowadzony przez Ministra Finansów rejestr teleinformatyczny, w którym gromadzone są dane o umowach zawieranych przez jednostki sektora finansów publicznych. Podstawą prawną jego funkcjonowania jest nowelizacja ustawy o finansach publicznych z 14 października 2021 r., która wprowadziła do ustawy nowe przepisy art. 34a i 34b.

Rejestr ma charakter centralny, co oznacza, że dane z poszczególnych jednostek trafiają do jednego, wspólnego systemu prowadzonego na poziomie krajowym, a nie do odrębnych, lokalnych baz. Celem regulacji jest ułatwienie dostępu do informacji o umowach zawieranych przez podmioty publiczne oraz zwiększenie przejrzystości wydatkowania środków publicznych. Dla gminy czy powiatu oznacza to obowiązek przekazywania określonych danych o zawieranych umowach do centralnego systemu, niezależnie od tego, czy jednostka prowadzi już własny rejestr umów w Biuletynie Informacji Publicznej.

Od kiedy obowiązuje rejestr umów?

Terminy wdrożenia rejestru były w przeszłości kilkukrotnie przesuwane, dlatego w wielu jednostkach pytanie „centralny rejestr umów od kiedy” wciąż wraca. Stan na dziś jest już jednoznaczny: przepisy o udostępnianiu informacji o umowach w Centralnym Rejestrze Umów JSFP weszły w życie 1 lipca 2026 r. Obowiązek wynika z art. 34a ustawy o finansach publicznych w brzmieniu nadanym ustawą z 4 grudnia 2025 r.

Informacje o umowie udostępnia się i aktualizuje bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy albo od dnia zaistnienia przyczyny aktualizacji. Jednostki objęte obowiązkiem korzystają z systemu pod adresem jsfp.rejestrumow.gov.pl, natomiast wyszukiwanie i przeglądanie udostępnionych informacji odbywa się przez rejestrumow.gov.pl. Szczegóły techniczne i komunikaty o kolejnych etapach wdrożenia publikuje Ministerstwo Finansów. Osoba odpowiedzialna za finanse jednostki, zwykle skarbnik lub główna księgowa, powinna na bieżąco śledzić te komunikaty, ponieważ harmonogram wdrożenia może ulec kolejnym zmianom.

Jakie umowy trzeba wpisywać do rejestru?

Zgodnie z art. 34a ustawy o finansach publicznych obowiązek obejmuje umowy spełniające łącznie poniższe warunki. Odpowiadając na pytanie, jakie umowy trafiają do rejestru:

• umowę zawiera jednostka sektora finansów publicznych,
• umowa stanowi zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych,
• umowa została zawarta w formie pisemnej, elektronicznej, dokumentowej albo innej formie szczególnej w rozumieniu Kodeksu cywilnego,
• nie obowiązuje próg kwotowy: obowiązek dotyczy umów niezależnie od ich wartości.

Praktyczne wątpliwości pojawiają się zwykle przy kwalifikowaniu konkretnych umów, dlatego warto, aby jednostka wypracowała wewnętrzną procedurę weryfikacji, kto i na jakim etapie sprawdza, czy dana umowa spełnia ustawowe kryteria wpisu.

Co zawiera wpis, wzór pól rejestru

Wzór wpisu do rejestru umów obejmuje zestaw danych określonych w przepisach. Zakres informacji podlegających wpisowi do centralnego rejestru umów wskazany w ustawie obejmuje między innymi:

• numer umowy,
• datę zawarcia umowy,
• okres obowiązywania umowy,
• oznaczenie stron umowy, w tym oznaczenie jednostki zawierającej umowę,
• określenie przedmiotu umowy,
• wartość przedmiotu umowy.

Przygotowanie jednolitego wzoru wewnętrznego formularza, na podstawie którego pracownicy merytoryczni będą przekazywać dane do wpisu, ułatwia zachowanie kompletności i spójności informacji trafiających do rejestru.

Rejestr centralny a własny rejestr umów w BIP

Obowiązek prowadzenia centralnego rejestru umów nie zwalnia jednostki z innych obowiązków w zakresie jawności. Wiele jednostek samorządu terytorialnego od lat prowadzi własne rejestry umów publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej, w oparciu o ustawę o dostępie do informacji publicznej z 6 września 2001 r.

Te dwa rozwiązania różnią się przede wszystkim odbiorcą i sposobem funkcjonowania. Rejestr centralny prowadzony jest przez Ministra Finansów w jednym systemie teleinformatycznym obejmującym wszystkie zobowiązane jednostki, natomiast rejestr publikowany w BIP jest prowadzony lokalnie przez samą jednostkę i dostępny bezpośrednio na jej stronie podmiotowej. Publikowanie własnego rejestru umów w BIP, obok m.in. rejestru uchwał rady gminy w BIP, pozostaje dobrą praktyką w zakresie jawności działania jednostki, niezależnie od obowiązków wynikających z rejestru centralnego. Jedno rozwiązanie nie zastępuje drugiego, funkcjonują równolegle.

Jak przygotować jednostkę, 5 kroków

1. Wyznaczcie Państwo osobę odpowiedzialną za weryfikację umów pod kątem obowiązku wpisu do rejestru oraz za kontakt z komunikatami Ministerstwa Finansów.
2. Sprawdźcie Państwo aktualny stan prawny, zamiast opierać się na wcześniejszych ustaleniach, zweryfikujcie bieżące brzmienie art. 34a i 34b ustawy o finansach publicznych oraz aktualne komunikaty resortu.
3. Przygotujcie Państwo wewnętrzną procedurę obiegu informacji, kto, kiedy i w jakiej formie przekazuje dane o nowo zawartej umowie do osoby odpowiedzialnej za wpis.
4. Ujednolicicie Państwo wzór wewnętrznego formularza zawierającego wszystkie pola wymagane przy wpisie, aby uniknąć braków danych na etapie zgłoszenia.
5. Uporządkujcie Państwo istniejący rejestr umów w BIP, jeśli jednostka go prowadzi, tak aby dane w obu systemach były spójne i aktualne.

Przy okazji porządkowania obowiązków związanych z jawnością danych warto też spojrzeć na to, jak jednostka prezentuje informacje publiczne w internecie. Nowoczesna strona WWW dla gminy ułatwia mieszkańcom dotarcie do rejestrów, uchwał i innych danych, które i tak muszą być publikowane.

Najczęstsze pytania

Czy obowiązuje próg kwotowy wartości umowy?

Nie. W obecnym brzmieniu przepisów obowiązek udostępnienia informacji w Centralnym Rejestrze Umów JSFP nie jest uzależniony od wartości umowy, nie ma progu kwotowego. Znaczenie ma to, czy umowa stanowi zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 Prawa zamówień publicznych i czy została zawarta w jednej z form wskazanych w przepisach.

Czy rejestr centralny zastępuje rejestr umów w BIP?

Nie. Obowiązek prowadzenia centralnego rejestru umów funkcjonuje niezależnie od jawności zapewnianej przez Biuletyn Informacji Publicznej. Jednostki, które prowadzą własny rejestr umów w BIP na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej, powinny go utrzymywać nadal.

Gdzie sprawdzić aktualny termin wejścia w życie obowiązku?

Najbardziej wiarygodnym źródłem są bieżące komunikaty Ministerstwa Finansów oraz aktualne brzmienie ustawy o finansach publicznych. Terminy wdrożenia rejestru umów były w przeszłości przesuwane, dlatego jednostka nie powinna opierać się na wcześniej ustalonych datach bez ich weryfikacji.