Instrukcja kancelaryjna dla gmin — jak stosować ją w praktyce

Instrukcja kancelaryjna dla gmin określa, jak w urzędzie rejestruje się pisma, nadaje im znak sprawy i prowadzi obieg dokumentacji od wpływu do archiwizacji. Dla sekretarza gminy, kierownika sekretariatu i archiwisty zakładowego to podstawowy dokument roboczy, nie formalność do przejrzenia raz i odłożenia na półkę. W artykule wyjaśniamy, co reguluje instrukcja kancelaryjna, jak łączy się z jednolitym rzeczowym wykazem akt, czym różni się system tradycyjny od EZD oraz jak obieg dokumentów wpływa na stronę internetową i BIP urzędu.

Co reguluje instrukcja kancelaryjna?

Instrukcja kancelaryjna to zbiór zasad postępowania z dokumentacją w urzędzie od momentu jej wpływu do momentu przekazania do archiwum zakładowego lub zniszczenia po upływie okresu przechowywania. Określa sposób rejestrowania przesyłek wpływających, nadawania znaku sprawy, dekretacji pism przez kierownictwo, akceptacji dokumentów wychodzących oraz ich wysyłki.

Reguluje też, w jakim systemie dokumentuje się sprawy: tradycyjnym (papierowym) czy elektronicznym (EZD), oraz jaką rolę pełni koordynator czynności kancelaryjnych. Dla gmin instrukcja jest wspólna z innymi jednostkami samorządu terytorialnego i administracją zespoloną, choć każdy urząd wdraża ją z uwzględnieniem własnej struktury organizacyjnej.

Podstawa prawna — rozporządzenie z 18 stycznia 2011 r.

Instrukcję kancelaryjną dla organów gmin i związków międzygminnych, a także powiatów, województw i zespolonej administracji rządowej, określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67).

Rozporządzenie ma trzy kluczowe załączniki:

• instrukcję kancelaryjną,
• jednolite rzeczowe wykazy akt (JRWA),
• instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Te trzy elementy działają razem. Instrukcja kancelaryjna mówi, jak dokumentować sprawy na bieżąco, JRWA mówi, jak klasyfikować i oznaczać dokumentację według jej treści, a instrukcja archiwalna określa zasady przekazywania akt do archiwum zakładowego i dalej do archiwum państwowego.

Instrukcja kancelaryjna a jednolity rzeczowy wykaz akt

To dwa osobne, ale ściśle powiązane dokumenty. Instrukcja kancelaryjna opisuje procedurę: kto rejestruje pismo, jak wygląda dekretacja, kiedy sprawę uznaje się za zakończoną. Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) to klasyfikator — hierarchiczny podział spraw na klasy rzeczowe, z przypisaną każdej klasie kategorią archiwalną (np. A dla dokumentacji przechowywanej wieczyście, B z odpowiednim okresem przechowywania).

W praktyce znaczy to, że żadna sprawa nie jest rejestrowana w oderwaniu od wykazu akt. Zakładając sprawę, pracownik sekretariatu lub referatu merytorycznego sięga do JRWA, znajduje właściwą klasę rzeczową i dopiero na tej podstawie nadaje znak sprawy. Bez aktualnego, poprawnie wdrożonego wykazu akt instrukcja kancelaryjna nie działa poprawnie, ponieważ brakuje jej punktu odniesienia do klasyfikacji.

System tradycyjny czy EZD — co wybrać?

Instrukcja kancelaryjna dopuszcza dwa systemy dokumentowania przebiegu załatwiania spraw: system tradycyjny, oparty na dokumentacji papierowej i pomocniczych rejestrach, oraz system EZD (elektroniczne zarządzanie dokumentacją), w którym podstawową postacią dokumentacji jest dokument elektroniczny.

Rozporządzenie wskazuje system EZD jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw. To kierownik podmiotu (w gminie: wójt, burmistrz lub prezydent miasta) wskazuje w drodze zarządzenia, który system obowiązuje jako podstawowy w danym urzędzie. Wybór ten nie jest deklaracją jednorazową. Powinien uwzględniać rzeczywiste możliwości techniczne urzędu, w tym wdrożony system klasy EZD, przeszkolenie pracowników oraz zgodność z wymogami dotyczącymi doręczeń elektronicznych.

Niezależnie od wybranego systemu podstawowego, część dokumentacji (np. określone rodzaje przesyłek czy dokumentacja wyłączona z EZD) może być prowadzona w systemie tradycyjnym. Dlatego instrukcja kancelaryjna wymaga precyzyjnego określenia w wewnętrznych regulacjach urzędu, które kategorie spraw podlegają któremu systemowi. Więcej o praktycznym wdrożeniu obiegu elektronicznego opisujemy w artykule o elektronicznym obiegu dokumentów w urzędzie gminy.

Znak sprawy w praktyce

Znak sprawy to unikalny identyfikator, który towarzyszy sprawie od jej założenia do zakończenia. Buduje się go na podstawie symbolu komórki organizacyjnej (lub stanowiska), symbolu klasyfikacyjnego z jednolitego rzeczowego wykazu akt, numeru kolejnego sprawy w ramach danej klasy oraz roku, w którym sprawę założono.

W praktyce oznacza to, że każdy segment znaku sprawy ma swoje źródło:

• symbol referatu lub stanowiska wskazuje, kto prowadzi sprawę,
• symbol z JRWA wskazuje, jakiego rodzaju sprawy dotyczy dokumentacja,
• numer kolejny porządkuje sprawy zakładane w danej klasie w ciągu roku,
• rok pozwala jednoznacznie odróżnić sprawy z różnych okresów, nawet jeśli numeracja się powtarza.

Dokładna postać znaku sprawy (kolejność segmentów, separatory) zależy od wewnętrznych ustaleń urzędu i systemu EZD, jeśli jest wykorzystywany. Kluczowe jest to, by znak sprawy raz nadany pozostawał niezmienny przez cały czas jej prowadzenia i pojawiał się konsekwentnie na każdym piśmie w tej sprawie, zarówno wewnętrznym, jak i wychodzącym do interesanta.

Instrukcja kancelaryjna a strona internetowa i BIP urzędu

Obieg dokumentów w urzędzie nie kończy się na segregatorach i systemie EZD. Zarządzenia kierownika jednostki, w tym te wdrażające instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt czy zasady EZD, podlegają publikacji. Rejestr zarządzeń wójta lub burmistrza publikuje się w Biuletynie Informacji Publicznej, a strona internetowa urzędu powinna prowadzić do niego czytelną ścieżką, zgodnie z wymogami dostępności cyfrowej.

Obieg dokumentów łączy się też z e-Doręczeniami. Korespondencja wpływająca i wychodząca kanałem e-Doręczeń musi być rejestrowana zgodnie z tymi samymi zasadami instrukcji kancelaryjnej co przesyłki tradycyjne czy pocztą elektroniczną, a znak sprawy nadany dokumentowi elektronicznemu z e-Doręczeń nie różni się zasadami budowy od znaku nadanego piśmu papierowemu. Praktyczne aspekty wdrożenia opisaliśmy w artykule o integracji strony gminy z ePUAP. Jeśli urząd planuje odświeżenie serwisu WWW razem z rejestrem zarządzeń i sekcją BIP, warto zapoznać się też z ofertą strony WWW dla gminy.

Najczęstsze pytania

Czy instrukcja kancelaryjna z 2011 r. jest nadal aktualna?

Tak. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. pozostaje podstawą prawną instrukcji kancelaryjnej dla gmin. Zmieniło się natomiast otoczenie prawne, w którym urzędy tę instrukcję stosują, przede wszystkim za sprawą przepisów o doręczeniach elektronicznych. Oznacza to, że gminy stosują instrukcję kancelaryjną z 2011 r. łącznie z nowszymi regulacjami dotyczącymi e-Doręczeń, dostosowując procedury wewnętrzne tak, by obie podstawy prawne były spójne.

Czym różni się instrukcja kancelaryjna od instrukcji archiwalnej?

Obie instrukcje są załącznikami do tego samego rozporządzenia z 2011 r., ale dotyczą innych etapów życia dokumentacji. Instrukcja kancelaryjna reguluje bieżący obieg pism, od rejestracji po zakończenie sprawy. Instrukcja archiwalna określa zasady organizacji i działania archiwum zakładowego, czyli tego, co dzieje się z dokumentacją po zakończeniu sprawy: jak się ją przekazuje, przechowuje i klasyfikuje do dalszego postępowania.

Kto w gminie odpowiada za koordynację czynności kancelaryjnych?

Instrukcja kancelaryjna przewiduje funkcję koordynatora czynności kancelaryjnych, wyznaczanego przez kierownika podmiotu. Do jego zadań należy między innymi nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentacji, w tym nad stosowaniem jednolitego rzeczowego wykazu akt i zgodnością pracy poszczególnych komórek organizacyjnych z przyjętymi zasadami. W praktyce funkcję tę pełni najczęściej sekretarz gminy lub wyznaczony pracownik sekretariatu, ściśle współpracujący z archiwistą zakładowym.