Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) dla gmin — struktura i stosowanie

Papierowy segregator z podpisem „pisma różne” to najszybsza droga do bałaganu w archiwum urzędu. Jednolity rzeczowy wykaz akt porządkuje dokumentację gminy według jednego, obowiązującego klucza klasyfikacyjnego i przypisuje jej okres przechowywania. Ten artykuł pokazuje, jak jednolity rzeczowy wykaz akt dla gmin działa w praktyce sekretariatu, jaka jest jego podstawa prawna i gdzie najczęściej popełniane są błędy przy zakładaniu spraw.

Czym jest jednolity rzeczowy wykaz akt?

Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) to usystematyzowany, rzeczowy podział dokumentacji powstającej i wpływającej do urzędu na klasy tematyczne, niezależny od struktury organizacyjnej. Każdej klasie przypisany jest symbol klasyfikacyjny oraz kategoria archiwalna, czyli informacja o tym, jak długo dokumentację trzeba przechowywać. Wykaz obowiązuje jednolicie w całym urzędzie — każdy referat czy stanowisko klasyfikuje pisma według tych samych symboli, niezależnie od tego, kto sprawę prowadzi. Dzięki temu archiwista zakładowy i osoby odpowiedzialne za dokumentację w urzędzie mogą w każdej chwili odtworzyć, gdzie w strukturze rzeczowej znajduje się dana sprawa, bez znajomości wewnętrznego podziału na wydziały.

Podstawa prawna i budowa wykazu

Jednolity rzeczowy wykaz akt dla gmin, stosowany przez organy gminy, stanowi załącznik nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67).

Wykaz oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Oznacza to, że cała dokumentacja urzędu podzielona jest na osiem klas pierwszego rzędu, oznaczonych cyframi od 0 do 7:

• 0 — zarządzanie
• 1 — sprawy kadrowe
• 2 — środki rzeczowe
• 3 — budżet i finanse
• 4 — kultura, sport, turystyka, oświata i pozostałe sprawy społeczne przypisane do tej klasy głównej

Kolejne klasy główne obejmują dalsze obszary działania gminy, aż do klasy 7. Każda klasa pierwszego rzędu dzieli się na coraz bardziej szczegółowe podklasy, oznaczone symbolami dwu-, trzy- i czterocyfrowymi. Im więcej cyfr w symbolu, tym węższy i bardziej precyzyjny zakres spraw on obejmuje. Symbol czterocyfrowy wskazuje zwykle na konkretny rodzaj sprawy, natomiast symbol jednocyfrowy grupuje całą kategorię tematyczną. Ta hierarchiczna budowa pozwala jednocześnie klasyfikować sprawy ogólne i bardzo szczegółowe w ramach tego samego, spójnego systemu.

Kategorie archiwalne: A, B, BE — co oznaczają

Każdej klasie w wykazie przypisana jest kategoria archiwalna, która określa dalsze postępowanie z dokumentacją po zakończeniu sprawy:

• Kategoria A — materiały archiwalne o wartości trwałej, przechowywane wieczyście. Po upływie okresu przechowywania w archiwum zakładowym podlegają przekazaniu do właściwego archiwum państwowego.
• Kategoria B z liczbą — dokumentacja niearchiwalna o określonym, wyrażonym w latach okresie przechowywania, na przykład B5 (przechowywanie 5 lat) lub B10 (przechowywanie 10 lat). Po upływie tego okresu dokumentacja podlega brakowaniu, czyli fizycznemu zniszczeniu zgodnie z procedurą.
• Kategoria BE — dokumentacja, która po upływie okresu przechowywania podlega ekspertyzie archiwalnej. Archiwum państwowe ocenia wtedy, czy dane materiały mają jednak wartość historyczną i powinny zostać zakwalifikowane do kategorii A, czy mogą zostać wybrakowane.

Prawidłowe przypisanie kategorii archiwalnej ma bezpośrednie znaczenie praktyczne — to od niej zależy, czy dokumentacja trafi kiedyś do archiwum państwowego, czy może zostać usunięta z zasobu urzędu po ustawowym terminie.

JRWA a znak sprawy — przykład zastosowania

Symbol klasyfikacyjny z wykazu jest jednym z elementów znaku sprawy, czyli oznaczenia nadawanego każdej sprawie prowadzonej w urzędzie. Pełny znak sprawy składa się z kilku częśćów: symbolu komórki organizacyjnej prowadzącej sprawę, symbolu klasyfikacyjnego zaczerpniętego z JRWA, kolejnego numeru sprawy w ramach danej klasy oraz roku, w którym sprawa została założona.

W praktyce oznacza to, że pracownik zakładający nową sprawę musi najpierw ustalić, jakiej klasie rzeczowej ona odpowiada, a dopiero potem połączyć ten symbol z oznaczeniem swojego referatu i bieżącym numerem prowadzonego rejestru spraw. Ten sam symbol klasyfikacyjny z JRWA może pojawić się w znakach sprawy różnych komórek organizacyjnych urzędu, ponieważ to komórka i numer sprawy odróżniają poszczególne postępowania, natomiast symbol rzeczowy wskazuje wyłącznie tematykę sprawy. Spójne stosowanie znaku sprawy w całej korespondencji, również tej prowadzonej elektronicznie w ramach elektronicznego obiegu dokumentów (EZD), ułatwia późniejsze odszukanie sprawy zarówno w rejestrze, jak i w archiwum zakładowym.

Wykaz akt dla jednostek budżetowych i szkół

Jednolity rzeczowy wykaz akt dla jednostek samorządu terytorialnego nie oznacza jednego, wspólnego dokumentu obowiązującego identycznie w urzędzie gminy i we wszystkich jego jednostkach organizacyjnych. Załącznik nr 2 do rozporządzenia z 18 stycznia 2011 r. dotyczy wprost organów gminy, czyli urzędu obsługującego wójta, burmistrza lub prezydenta miasta.

Szkoły, ośrodki pomocy społecznej, instytucje kultury i inne jednostki organizacyjne gminy prowadzą własną dokumentację i posługują się odrębnymi wykazami akt, dostosowanymi do specyfiki ich działalności. Wykazy te nie są jednak ustalane dowolnie — każda jednostka budżetowa uzgadnia swój rzeczowy wykaz akt z właściwym terenowo archiwum państwowym, które zatwierdza przyjętą klasyfikację i kategorie archiwalne przed jej wdrożeniem. Jednostka nie może więc wprost przenieść na siebie wykazu przeznaczonego dla organu gminy ani stosować go zamiennie z własnym, zatwierdzonym wykazem.

Najczęstsze błędy w stosowaniu JRWA

W praktyce urzędowej powtarza się kilka błędów, które utrudniają późniejsze zarządzanie dokumentacją i jej przekazanie do archiwum zakładowego:

• Przypisanie niewłaściwej klasy rzeczowej — sprawa trafia do symbolu, który tematycznie do niej nie pasuje, ponieważ pracownik wybrał klasę „na pierwszy rzut oka”, zamiast sprawdzić dokładny zakres podklasy w wykazie.
• Zakładanie zbiorczych teczek „różne” — łączenie w jednej teczce spraw z różnych klas klasyfikacyjnych, co uniemożliwia później ustalenie jednej, spójnej kategorii archiwalnej dla całej teczki.
• Brak lub błędne oznaczenie kategorii archiwalnej — teczka aktowa zakładana bez wskazania kategorii A, B z liczbą lub BE, co utrudnia późniejsze ustalenie terminu przekazania do archiwum lub brakowania.
• Niespójny znak sprawy między korespondencją papierową a elektroniczną — ta sama sprawa prowadzona równolegle w rejestrze papierowym i systemie elektronicznym otrzymuje różne oznaczenia, co utrudnia jej późniejsze odszukanie.
• Stosowanie nieaktualnej wersji wykazu — korzystanie z symboli lub kategorii archiwalnych z wcześniejszej edycji wykazu, mimo że obowiązuje aktualny załącznik do rozporządzenia z 2011 roku.

Najczęstsze pytania

Czy jednolity rzeczowy wykaz akt jest taki sam dla wszystkich gmin w Polsce?

Tak, w zakresie organów gminy wykaz wynika z jednego, ogólnopolskiego załącznika do rozporządzenia z 18 stycznia 2011 r. Wszystkie urzędy gmin posługują się tym samym zestawem klas i symboli klasyfikacyjnych, niezależnie od wielkości gminy czy jej lokalizacji.

Kto w urzędzie odpowiada za prawidłowe stosowanie JRWA?

Za prawidłową klasyfikację spraw odpowiadają pracownicy zakładający sprawy w poszczególnych referatach, natomiast nadzór nad prawidłowym stosowaniem wykazu i przygotowaniem dokumentacji do przekazania sprawuje archiwista zakładowy we współpracy z sekretarzem gminy.

Czy jednostka budżetowa gminy może korzystać z wykazu akt przeznaczonego dla urzędu gminy?

Nie wprost. Jednostka budżetowa, taka jak szkoła czy ośrodek pomocy społecznej, powinna posiadać własny rzeczowy wykaz akt, dostosowany do jej zadań i uzgodniony z właściwym archiwum państwowym, a nie stosować zamiennie wykaz przewidziany dla organów gminy.

Prawidłowo prowadzona klasyfikacja akt to również podstawa czytelnej archiwizacji dokumentów w BIP — mieszkaniec, który szuka konkretnego zarządzenia czy uchwały, korzysta z tego samego porządku rzeczowego, który urząd stosuje wewnętrznie. Spójność między archiwum zakładowym a publikowaną dokumentacją zaczyna się od dobrze zaprojektowanej strony internetowej dla gminy, która porządkuje te informacje w jednym miejscu.