Strona dla urzędu miasta: czym różni się od strony gminy

Urząd miasta zamawia stronę tak samo jak urząd gminy wiejskiej, a dostaje zupełnie inne zadanie do rozwiązania. Różnica nie leży w liczbie zakładek, tylko w tym, że strona miasta jest węzłem dla kilkudziesięciu jednostek, a jej Biuletyn Informacji Publicznej rośnie szybciej, niż ktokolwiek zdąży go uporządkować. Poniżej sześć rzeczy, które w mieście wyglądają inaczej, i co z każdej z nich wynika dla opisu przedmiotu zamówienia.

1. Strona miasta jest węzłem, nie wyspą

Gmina wiejska ma zwykle urząd, szkołę, bibliotekę i ośrodek pomocy społecznej. Miasto ma do tego przedszkola, żłobki, zarząd dróg, zakład gospodarki mieszkaniowej, ośrodek sportu, dom kultury, muzeum, straż miejską, a często też komunikację miejską i spółki komunalne. Każda z tych jednostek prędzej czy później dostaje własną stronę.

Jeżeli nikt nie zaplanował tego z góry, po kilku latach jednostki mają strony w pięciu technologiach, z pięcioma różnymi deklaracjami dostępności i pięcioma poziomami bezpieczeństwa. Mieszkaniec tego nie rozróżnia, bo dla niego to wszystko jest miasto. Kontrola dostępności cyfrowej też tego nie rozróżnia.

Praktyczny wniosek do zamówienia: warto opisać nie tylko stronę urzędu, ale też standard, według którego będą powstawały strony jednostek podległych. Wspólny szablon, wspólne komponenty i jeden zestaw reguł dostępności są tańsze w utrzymaniu niż kilkanaście osobnych wdrożeń.

2. BIP miasta jest o rząd wielkości większy

W mieście liczba uchwał, zarządzeń, ogłoszeń o zamówieniach, oświadczeń majątkowych i rejestrów rośnie szybciej niż w gminie wiejskiej. Struktura, którą da się przejrzeć wzrokiem przy stu dokumentach, przestaje działać przy kilku tysiącach.

Wtedy o użyteczności decydują rzeczy, które przy małym BIP wyglądają na zbędne: wyszukiwarka po metadanych, a nie po samej treści, filtrowanie po roku i po organie wydającym, stałe adresy dokumentów, które nie zmieniają się przy przenoszeniu, oraz metryczka przy każdym dokumencie. Te elementy trzeba zamówić wprost, bo nie biorą się same z instalacji systemu.

3. Ruch jest nierówny i skokowy

Strona miasta ma spokojny poziom odwiedzin przez większość roku i wyraźne szczyty w konkretnych momentach: nabór do przedszkoli i żłobków, harmonogram odbioru odpadów, wybory, konsultacje, sytuacje kryzysowe i ostrzeżenia pogodowe. To właśnie wtedy strona jest najbardziej potrzebna i wtedy najczęściej zawodzi.

Dlatego w zamówieniu warto rozdzielić dwie sprawy, które bywają mylone: szybkość strony w dzień powszedni i jej zachowanie pod obciążeniem. Pierwsze załatwia porządny kod i optymalizacja obrazów. Drugie załatwia buforowanie pełnych stron po stronie serwera, czyli mechanizm, dzięki któremu tysiąc osób czytających ten sam komunikat nie uruchamia tysiąc razy tego samego zapytania do bazy.

4. Dostępność cyfrowa jest sprawdzana częściej

Obowiązek jest ten sam dla wszystkich podmiotów publicznych, ale większa jednostka jest po prostu częściej sprawdzana i częściej dostaje zgłoszenia od mieszkańców. W mieście dochodzi do tego skala treści: przy kilkuset dokumentach rocznie nie wystarczy, że szablon strony jest zgodny z WCAG. Zgodne muszą być też publikowane pliki, a te powstają w wydziałach.

Najczęstsze miejsca, w których miasta tracą zgodność, to skany zamiast tekstu, tabele użyte do budowania układu strony, materiały wideo bez napisów oraz deklaracja dostępności, która nie była aktualizowana od wdrożenia. Deklarację można przygotować samodzielnie w naszym generatorze deklaracji dostępności, ale pod warunkiem, że opisuje stan faktyczny, a nie stan pożądany.

5. Redakcja jest rozproszona między wydziały

W gminie wiejskiej stronę prowadzi zwykle jedna albo dwie osoby. W mieście publikuje kilkanaście wydziałów, a każdy ma swoje przyzwyczajenia. To nie jest problem techniczny, tylko organizacyjny, ale rozwiązuje się go między innymi przy pomocy panelu.

Pomagają trzy rzeczy: role z realnie ograniczonymi uprawnieniami, tak żeby redaktor wydziału nie mógł przypadkiem zmienić układu strony głównej, gotowe wzorce wpisów zamiast pustego pola tekstowego, oraz krótka instrukcja dostępna w samym panelu, a nie w załączniku sprzed roku. Szkolenie jednorazowe się nie utrzymuje, bo ludzie się zmieniają.

6. Granica między stroną a systemem zewnętrznym

To jest miejsce, w którym najczęściej rozjeżdżają się oczekiwania. Strona internetowa urzędu nie jest systemem elektronicznego zarządzania dokumentacją, nie jest dziennikiem elektronicznym i nie zastąpi platformy do składania wniosków. Jest bramą, która prowadzi do tych systemów i tłumaczy mieszkańcowi, po co tam idzie.

W praktyce znaczy to tyle, że strona ma prowadzić do e-Doręczeń, do skrzynki podawczej i do zewnętrznych platform, opisywać każdą usługę językiem zrozumiałym dla mieszkańca, i utrzymywać te odnośniki w aktualności. Zamawianie „pełnej cyfryzacji” w ramach zamówienia na stronę kończy się tym, że żadna z części nie jest zrobiona porządnie.

Co z tego wpisać do opisu przedmiotu zamówienia

• standard dla stron jednostek podległych, a nie tylko dla strony urzędu
• wymagania dla wyszukiwarki i struktury BIP przy kilku tysiącach dokumentów
• buforowanie pełnych stron i zachowanie serwisu pod obciążeniem
• dostępność cyfrowa obejmująca także publikowane pliki, nie tylko szablon
• role i uprawnienia dla redaktorów wydziałowych oraz instrukcja w panelu
• lista systemów zewnętrznych, z którymi strona ma się łączyć, i zakres tego połączenia

Szczegółowy wzór specyfikacji opisaliśmy osobno w tekście o przetargu na stronę internetową dla JST, a kryteria oceny ofert w poradniku jak wybrać wykonawcę strony dla urzędu. Zakres, który realizujemy przy takich wdrożeniach, opisaliśmy na stronie strony internetowe dla urzędów miast.

Najczęstsze pytania

Czy urząd miasta potrzebuje innej strony niż urząd gminy?

Wymagania prawne są takie same, bo obydwa są podmiotami publicznymi i obowiązuje je ustawa o dostępności cyfrowej oraz przepisy o Biuletynie Informacji Publicznej. Różni się skala. W mieście większa jest liczba jednostek podległych, objętość BIP i liczba redaktorów, a to zmienia wymagania dla wyszukiwarki, uprawnień i wydajności. Sam układ strony bywa podobny.

Czy strony jednostek podległych trzeba robić razem ze stroną urzędu?

Nie trzeba i zwykle nie da się tego zrobić w jednym zamówieniu. Warto natomiast w tym samym postępowaniu opisać standard, według którego będą powstawały kolejne strony: wspólne komponenty, ten sam poziom dostępności i ta sama technologia. Dzięki temu jednostki mogą zamawiać własne serwisy w swoim tempie, a miasto zachowuje spójność.

Czy stronę urzędu miasta trzeba zamawiać w przetargu?

Zależy od wartości zamówienia i od progów stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. Miasta częściej niż małe gminy przekraczają próg, przy którym konieczna jest procedura przetargowa. Niezależnie od trybu opłaca się przygotować rzetelny opis przedmiotu zamówienia, bo to on decyduje o tym, co faktycznie dostaniecie.

Co zrobić ze starymi adresami po zmianie strony?

Trzeba je przekierować, dokument po dokumencie, na nowe odpowiedniki. W mieście to jest najbardziej pracochłonna część migracji, bo do uchwał i ogłoszeń prowadzą odnośniki z innych serwisów, z pism i z wyszukiwarki. Brak przekierowań oznacza, że mieszkaniec i kontrola trafiają na komunikat o błędzie zamiast na dokument.

Jak sprawdzić, czy obecna strona miasta spełnia wymagania?

Zacznijcie od trzech rzeczy, które widać bez narzędzi: czy deklaracja dostępności opisuje stan faktyczny i ma aktualną datę, czy dokumenty w BIP są tekstem, a nie skanem, oraz czy strona daje się obsłużyć samą klawiaturą. Jeżeli któraś z nich zawodzi, audyt techniczny potwierdzi tylko to, co już wiadomo.