Tekst łatwy do czytania (ETR) na stronie urzędu — obowiązek i praktyka

Koordynator dostępności w gminie odbiera pytanie: „czy nasza strona ma tekst łatwy do czytania?”. Odpowiedź często brzmi: jeszcze nie — choć przepis obowiązuje od 2019 roku.

Czym jest tekst łatwy do czytania (ETR)?

Tekst łatwy do czytania (ETR, z angielskiego easy-to-read) to sposób redagowania treści zrozumiały dla osób z niepełnosprawnością intelektualną, trudnościami w czytaniu oraz osób, dla których polski nie jest językiem pierwszym. ETR opiera się na krótkich zdaniach, jednej myśli w każdym zdaniu, prostym słownictwie i wyjaśnianiu trudnych pojęć. Wersję tekstową wspierają zwykle piktogramy lub zdjęcia, a całość zapisuje się dużą, czytelną czcionką. Dla podmiotów publicznych ETR nie jest dodatkiem, lecz elementem informacji o zakresie działalności, obok pliku odczytywalnego maszynowo i nagrania w polskim języku migowym.

Obowiązek prawny: informacja o działalności w ETR i PJM

Podstawą jest ustawa z 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. Zgodnie z art. 6 pkt 3 lit. c, podmiot publiczny zapewnia dostępność cyfrową przez udostępnienie na swojej stronie internetowej informacji o zakresie własnej działalności w trzech postaciach jednocześnie:

• elektronicznego pliku zawierającego tekst odczytywalny maszynowo,
• nagrania treści w polskim języku migowym (PJM),
• informacji w tekście łatwym do czytania i zrozumienia (ETR).

To nie jest zalecenie czy dobra praktyka do rozważenia. To obowiązek ustawowy, taki sam jak deklaracja dostępności czy zgodność strony z WCAG 2.2 na poziomie AA. Wiele urzędów przygotowało już generator deklaracji dostępności, ale samą informację o zakresie działalności w ETR i PJM traktuje wciąż jako zaległość.

ETR a prosty język — czym się różnią

Koordynatorzy dostępności często utożsamiają ETR z prostym językiem (plain language). To błąd, który skutkuje treścią niespełniającą wymogu ustawowego. Prosty język eliminuje żargon i buduje krótsze zdania, ale wciąż jest kierowany do przeciętnego czytelnika. ETR jest bardziej rygorystyczny — powstaje z myślą o osobach z niepełnosprawnością intelektualną, dla których nawet uproszczony tekst urzędowy bywa za trudny.

Różnica widoczna jest w szczegółach. Prosty język dopuszcza zdania złożone, jeśli są logiczne. ETR wymaga jednej myśli w jednym zdaniu. Prosty język zakłada, że czytelnik zna podstawowe pojęcia administracyjne. ETR wyjaśnia każde trudne słowo, nawet takie jak „urząd” czy „wniosek”, jeśli grupa docelowa tego wymaga. Prosty język bywa tekstem samym w sobie. ETR często potrzebuje wsparcia wizualnego w postaci piktogramów lub zdjęć, bo obraz przekazuje sens szybciej niż opis słowny.

Zasady pisania tekstu ETR

• Jedno zdanie, jedna myśl. Bez zdań złożonych i wtrąceń.
• Krótkie zdania, zwykle do 10-15 słów.
• Proste, znane słowa. Unikanie terminów prawnych, skrótów i obcych wyrazów.
• Wyjaśnianie trudnych pojęć od razu w tekście, a nie w przypisie.
• Strona czynna zamiast biernej („urząd wysyła pismo”, nie „pismo jest wysyłane”).
• Duża, czytelna czcionka bezszeryfowa i wysoki kontrast tekstu z tłem.
• Piktogramy lub zdjęcia wspierające zrozumienie kluczowych informacji.
• Krótkie akapity oddzielone odstępem, bez ściany tekstu.

Jak przygotować informację o zakresie działalności — krok po kroku

1. Zebranie treści. Wypisanie zadań urzędu w formie, w jakiej funkcjonują na co dzień — bez cytowania ustaw i zarządzeń.
2. Uproszczenie języka. Przepisanie zebranych treści zgodnie z zasadami ETR, zdanie po zdaniu, z wyjaśnieniem każdego trudnego pojęcia.
3. Konsultacja z odbiorcami, jeśli to możliwe. Przetestowanie tekstu z osobami, dla których ETR jest przeznaczony, na przykład przy współpracy z lokalnym warsztatem terapii zajęciowej lub organizacją pozarządową.
4. Dobór piktogramów lub zdjęć. Dodanie prostych, jednoznacznych obrazów przy każdej sekcji tekstu.
5. Publikacja w formacie dostępnym cyfrowo. Plik musi dać się odczytać przez czytnik ekranu, a nie być zeskanowanym obrazem.

Gdzie umieścić ETR na stronie urzędu?

Dobrą praktyką jest osobna podstrona, na przykład „Dostępność” lub „Informacje w ETR”, podlinkowana z każdej strony serwisu — najczęściej w stopce, obok deklaracji dostępności. Dzięki temu odbiorca nie musi szukać treści w menu głównym, gdzie nawigacja bywa dla niego barierą samą w sobie. Plik z tekstem łatwym do czytania powinien być dostępny cyfrowo, czyli w formacie, który odczyta czytnik ekranu i który da się powiększyć bez utraty jakości. Ten sam obowiązek warto uwzględnić już na etapie projektowania serwisu, bo dostępna strona WWW dla gminy ułatwia późniejsze wdrożenie ETR, PJM i pozostałych elementów dostępności cyfrowej.

Najczęstsze błędy

• Publikowanie tekstu ETR jako zeskanowanego obrazu PDF, którego nie odczyta czytnik ekranu.
• Żargon urzędowy i skróty prawne przeniesione wprost z ustawy lub zarządzenia.
• Ściana tekstu bez podziału na akapity, bez piktogramów i bez odstępów.
• Brak linku do informacji ETR w widocznym miejscu strony, przez co treść istnieje, ale nikt jej nie znajduje.
• Traktowanie ETR jako synonimu prostego języka i pomijanie konsultacji z odbiorcami.

Najczęstsze pytania

Czy każda gmina musi mieć tekst łatwy do czytania?

Tak. Obowiązek dotyczy podmiotów publicznych w rozumieniu ustawy z 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, a więc również gmin, powiatów i jednostek podległych.

Czy ETR zastępuje deklarację dostępności?

Nie. To dwa osobne elementy tego samego systemu dostępności cyfrowej. Deklarację dostępności można przygotować przez generator deklaracji dostępności, a informację o zakresie działalności w ETR trzeba opracować odrębnie, zgodnie z zasadami redagowania tekstu łatwego do czytania.

Czy tekst ETR trzeba nagrać też w PJM?

Ustawa wymaga trzech elementów jednocześnie: pliku odczytywalnego maszynowo, nagrania w PJM oraz tekstu w ETR. To nie są warianty do wyboru, lecz komplet informacji o zakresie działalności podmiotu publicznego.