Koordynator dostępności w JST: powołanie, obowiązki, zarządzenie

Ustawa o dostępności nakłada na każdy urząd, szkołę i instytucję publiczną obowiązek wyznaczenia koordynatora dostępności. W praktyce oznacza to jedną konkretną osobę w strukturze jednostki, z opisanym zakresem zadań i formalnym umocowaniem w postaci zarządzenia. Część urzędów traktuje ten obowiązek jako czystą formalność i wyznacza koordynatora bez opisania jego roli, co później utrudnia codzienną pracę i rodzi pytania podczas kontroli. Poniżej wyjaśniamy, kto musi powołać koordynatora, jakie zadania nakłada na niego ustawa i jak przygotować samo zarządzenie.

Kto musi wyznaczyć koordynatora dostępności?

Obowiązek wynika wprost z ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. Zgodnie z art. 14 ust. 1 każdy podmiot publiczny, a więc urząd gminy, starostwo, szkoła, biblioteka czy ośrodek pomocy społecznej, wyznacza co najmniej jedną osobę pełniącą funkcję koordynatora do spraw dostępności. Przepis nie różnicuje wielkości jednostki: mały urząd gminy ma ten sam obowiązek co duży urząd miejski, różni się jedynie sposób organizacji tej funkcji wewnątrz struktury. Koordynator dostępności w gminie odpowiada za całość spraw związanych z dostępnością, także tam, gdzie zajmuje się tym jedna osoba łącząca kilka innych obowiązków.

Zadania koordynatora: co mówi ustawa

Art. 14 ust. 2 ustawy określa zamknięty katalog zadań. Obowiązki koordynatora dostępności obejmują trzy elementy:

• wsparcie osób ze szczególnymi potrzebami w dostępie do usług świadczonych przez podmiot,
• przygotowanie i koordynację wdrożenia planu działania na rzecz poprawy zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami,
• monitorowanie działalności podmiotu w zakresie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.

To ostatnie zadanie w praktyce zajmuje najwięcej czasu, bo obejmuje jednocześnie trzy różne obszary: dostępność architektoniczna urzędu, strona internetowa jednostki i sposób komunikowania się z mieszkańcem. Koordynator nie musi wykonywać każdego zadania osobiście, odpowiada natomiast za to, żeby te trzy obszary były w urzędzie realnie nadzorowane. Efektem tego monitoringu jest też raport o stanie zapewniania dostępności, który podmiot publiczny przekazuje co 4 lata i publikuje na swojej stronie internetowej.

Zarządzenie o powołaniu koordynatora, co powinno zawierać

Ustawa nie narzuca wzoru zarządzenia o powołaniu koordynatora dostępności, więc dokument przygotowuje się według zasad przyjętych w danej jednostce. Zarządzenie wydaje kierownik jednostki, czyli wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta albo dyrektor szkoły, biblioteki czy ośrodka pomocy społecznej. Żeby dokument spełniał swoją funkcję, powinien zawierać:

• podstawę prawną, czyli powołanie się na ustawę z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami,
• imię i nazwisko oraz stanowisko osoby wyznaczonej na koordynatora,
• zakres zadań koordynatora, najlepiej z odwołaniem do art. 14 ust. 2 ustawy,
• datę wejścia w życie zarządzenia,
• sposób podania danych kontaktowych koordynatora do publicznej wiadomości.

Tak przygotowane zarządzenie porządkuje sytuację wewnątrz urzędu i na zewnątrz, bo jasno wskazuje, kto odpowiada za konkretne zadania i na jakiej podstawie.

Koordynator dostępności a dostępność cyfrowa strony

Dostępność cyfrowa ma osobny akt prawny: ustawę z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. To odrębna regulacja od ustawy o dostępności osób ze szczególnymi potrzebami, ale koordynator dostępności cyfrowej w praktyce to zwykle ta sama osoba, która pełni funkcję koordynatora do spraw dostępności w jednostce. Wynika to z zadania monitorowania określonego w art. 14 ust. 2, które obejmuje również obszar cyfrowy.

W praktyce oznacza to sprawdzanie, czy strona internetowa urzędu spełnia standard WCAG, oraz nadzór nad aktualnością deklaracji dostępności publikowanej na stronie jednostki. Jeżeli deklaracja jest nieaktualna albo strona ma bariery techniczne, koordynator zgłasza to osobom odpowiedzialnym za stronę, zamiast poprawiać ją samodzielnie. Samo przygotowanie dokumentu można znacznie skrócić: generator deklaracji dostępności pozwala wypełnić gotowy wzór zgodny z ustawą zamiast redagować go od zera.

Publikacja danych koordynatora w BIP i na stronie

Ustawa wymaga, żeby podmiot publiczny podał do publicznej wiadomości dane kontaktowe koordynatora. W praktyce sprowadza się to do dwóch miejsc: Biuletynu Informacji Publicznej i strony internetowej jednostki. Dane powinny być widoczne bez konieczności szukania, najlepiej w osobnej zakładce typu „Dostępność” lub „Koordynator dostępności”, a nie ukryte w treści innego dokumentu.

Im prostsza i bardziej przejrzysta struktura serwisu, tym łatwiej dodać taką zakładkę i utrzymać ją w aktualności przy zmianie osoby na stanowisku. Jednostki, które planują nową stronę WWW dla gminy, mogą od razu przewidzieć stałe miejsce na dane koordynatora w menu, zamiast dopisywać je później jako prowizorkę.

Koordynator w szkole, bibliotece i OPS

Obowiązek wyznaczenia koordynatora dotyczy każdego podmiotu publicznego z osobna, w tym szkół, bibliotek publicznych i ośrodków pomocy społecznej, nie tylko urzędu gminy czy starostwa. Koordynator dostępności w szkole to zwykle nauczyciel albo pracownik administracji, który dodatkowo przyjmuje ten zakres obowiązków obok swojej podstawowej funkcji.

W mniejszych jednostkach jedna osoba często odpowiada jednocześnie za dostępność, ochronę danych osobowych albo sprawy kadrowe. Ustawa na to pozwala, bo nie wymaga zatrudniania odrębnego etatu ani osoby z zewnątrz. Ważne jest natomiast, żeby zakres zadań koordynatora był jasno opisany w zarządzeniu dyrektora, a dane kontaktowe publikowane równie konsekwentnie jak w urzędzie gminy, niezależnie od wielkości placówki.

Najczęstsze pytania

Czy koordynatorem może być obecny pracownik urzędu?

Tak. Ustawa nie wymaga zatrudniania osoby z zewnątrz ani tworzenia nowego stanowiska. Funkcję koordynatora do spraw dostępności można powierzyć pracownikowi, który już pracuje w urzędzie, gminnej jednostce, szkole czy ośrodku pomocy społecznej. Wystarczy formalne powierzenie zadań zarządzeniem kierownika jednostki, czyli wójta, burmistrza, prezydenta miasta, starosty albo dyrektora. W wielu mniejszych urzędach obowiązki koordynatora dostępności łączy się z inną funkcją, na przykład w kadrach, sekretariacie albo dziale organizacyjnym. Kluczowe jest jasne opisanie zakresu zadań, a nie pochodzenie osoby wyznaczonej do tej roli.

Czy trzeba wyznaczyć osobnego koordynatora dostępności cyfrowej?

Nie ma takiego wymogu. Ustawa o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami mówi o jednym koordynatorze do spraw dostępności, którego zadania obejmują monitorowanie wszystkich obszarów: architektonicznego, cyfrowego i informacyjno-komunikacyjnego. Dostępność cyfrowa ma wprawdzie odrębną ustawę z dnia 4 kwietnia 2019 r., ale w praktyce nadzór nad stroną internetową i aplikacjami mobilnymi podmiotu mieści się w zadaniach tej samej osoby. Jednostka może podzielić pracę wewnętrznie, na przykład powierzyć techniczne poprawki informatykowi, jednak formalna odpowiedzialność za monitorowanie pozostaje przy koordynatorze wyznaczonym zarządzeniem.

Gdzie opublikować dane kontaktowe koordynatora?

Ustawa wymaga podania danych kontaktowych koordynatora do publicznej wiadomości, a w praktyce robi się to w dwóch miejscach: w Biuletynie Informacji Publicznej podmiotu oraz na jego stronie internetowej. Dane, czyli najczęściej imię, nazwisko, telefon i adres e-mail, powinny być łatwe do znalezienia, najlepiej w osobnej, wyraźnie opisanej zakładce, a nie w załączniku ukrytym kilka poziomów głębiej. Warto zadbać, żeby ta sama informacja była aktualna w obu miejscach jednocześnie, bo rozjazd między BIP a stroną główną to częsty błąd w serwisach jednostek publicznych.